記憶に頼らず記録するツールに任せて、いまやるべきことに集中しよう!

こんにちは。デザインリードを担当している山中です。

皆さん、毎日お仕事頑張れていますか? 「いまやるべきことに集中!」できていますか? 「あれもこれもやることがたくさん!」で、頭の中がごちゃついていませんか?

わたしは、年始ぐらいからプライベートでやることが膨大に増え、睡眠時間が2~3時間ぐらいしか確保できず、仕事にも影響が出始め業務生産性が低下していると感じる場面があり、改善するため試行錯誤しています。自分へのメモになりますが、参考になるかと思いますのでここに残します。

課題の見える化

まずは、課題の見える化を行いました。

現時点での課題や悩みを感情も含めて書いていく

課題が多すぎて、何が起こってるのか混乱している状態だったので、脳の整理にも良いと思い書いてみました。

書き終えて思ったことですが、あんなに頭の中でたくさんあると思っていたのに思ったよりも少なかったです。頭の中で同じことをぐるぐる考えてしまっていると気が付きました。

書いたものをみて客観視でき気づきも得られ、ストレスも軽減されるのでどんどん書いてみましょうw

著書「書く瞑想」もおすすめです。

改善できそうなこと

見える化を行ったことでストレス過多の部分を改善していきます。

日々のタスク管理や記録はNotionを活用することにしました。
Notionであれば、配布されているNotionテンプレートを利用することもそのテンプレートをカスタマイズして活用することもできるので、自分好みに使うことが可能です。

※ツールはなんでも良いと思います、重要なのはそのツールでなにをして、ゴールまで進めそうかどうかです。

ToDo管理、時間管理方法の見直し

プライベートのタスクが膨大に増えたので、タスク管理や時間管理方法を見直しました。タスク管理は、いろいろな方法を実践して、自分にあった方法を見つけるしかありません。

いろいろ試してみて、良かったもの。

  • 1箇所に情報がある
  • 計画が立てやすい
  • その週のまとめができる
  • GTDのタスク管理
    • Notionのテンプレートは、NotionアンバサダーのTsuburayaさんのものを参考にカスタマイズ
    • Notion×GTDタスク管理は、NotionアンバサダーのTsuburayaさんの動画が参考になります

下記は、試してみても自分には合わないものでした。

  • タイムボクシング法
    • タスクを30分小分けするのが難しい(業務との相性がある)
  • GoogleカレンダーのToDo管理
    • 全体が俯瞰できない為、計画が立てづらい

脳の役割の見直し

Notionを活用しGTDでタスク管理も実施しているので、脳に記憶している情報をNotionに記録することにしました。ある程度脳の記憶能力に頼っていたのですが多くのことを記憶し思考するには限界で、脳には「思考する」比重を多くしてもらうことにしました。

Notionに記録していったもの。

  • (年始からの悪の根源)兄に学ばせる
    • SNSマーケティング勉強資料
    • SNS画像と動画の作り方
    • SNSで稼ぐ手順
    • ChatGPTを上司にしてその日やったことの振り返りフィードバックをしてくれるプロンプト
  • GTDタスク管理
  • ついでにまとめたもの
    • 家族情報(住所、誕生日など)
    • 夫婦間の決め事ややりたいこと
    • 口座、クレカ管理
    • サブスク管理(どのクレカで引き落としか)
    • 防災グッズ消費期限管理
    • 引越ToDo

情報をデジタル化していったことにより脳の負担が減り、寝ている時にふと目が覚めてタスクの続きをやるということは無くなりました。

通知管理方法の見直し

限界はありますが、「通知」のマネージメントも自己責任の時代になってきてます。

生活の中で「通知」に囲まれ、反応し、行動しています。自分の意思でこの「通知」とうまく付き合っていかないと、「通知を見ねば!」という思いに負けてしまい、時間を無駄に使ってしまうと感じています。

通知の問題点は、「その通知が、本当に自分にとって重要かどうかの判断ができない」こと。なので、すぐに見に行ってしまうし、気になってしまう点です。

多くの企業でSlackをコミュニケーションツールとして導入していると思います。オープンに発信や反応ができてとても良いツールです。しかし通知をすぐ見にいってしまう、未読があると気になってしまう。すべての情報を把握しないと置いてかれるかも。。。
などは自分で決め事をつくってマネージメントしていかないと自分の業務が進まなくなります。

以前から少しの決め事を作っていましたが、見直して自分の業務の生産性を低下させないようしました。
(※業務の内容や役割によっては参考にならない方もいるとは思いますのでその点ご了承ください)

  1. Slackのアプリを起動しない
    1. ブラウザでみる(アプリ切り替えのショートカット(command + tab)にでてこないようにする)
  2. 通知をOFF
    1. 自分のタイミングで確認しにいく(朝5分、夕方5分、など決める)
    2. ※妻からの連絡は通知ONだが業務中はすぐ見なくても良い(緊急時は電話)
  3. 読解に2分以上必要な場合は、タスク化し翌日にまわす
    1. 緊急性かつ重要である場合は読み解き対応
  4. 返信を極力最低限にする
    1. 例:解決した後は返信しない。相手の負担を考慮。(ドライな人だと思われるが自分の業務を助けてくれるわけでもないので良しとする)
  5. メンションの無い未読を気にしない
  6. 保険でいれられたメンションのスレッドの通知をOFFにする
    1. 保険かどうかは読解して判断
  7. あまり関係ないチャンネルはミュートにする(抜けられるなら抜ける)

これ以外にも細かい決め事はありますが、このように通知を自分でコントロールすることも業務生産性向上や評価にも影響すると考える。

よく利用するツールの見直し

Arcをメインブラウザに!

Google ChromeからArcへ変更しました。 Chromeは、タブ管理が面倒だしタブが多くなるとメモリ使用量がすごいので、どうにかしてくれ。と思っていました。

Arcの特徴

  • ChromiumベースのWebブラウザ
  • 軽量でメモリ使用量が少ない(らしい)
  • space機能で、ウィンドウが1個で良い
  • サイドバーにブックマークとタブが集約されている
  • サイドバー非表示で画面がより広く使える
  • command+Tキーのコマンドパレットの作りが良い
  • タブが一定の期間で自動で消える
  • Chromeの拡張機能がつかえる
  • ブラウザの分割がドラッグ&ドロップで簡単におこなえる
  • スクショ、メモやホワイトボードの機能がある

特にサイドバーとコマンドパレットの作りが秀逸です。

perplexityで情報を調査!

Google検索で情報を集めて調査していましたが、perplexityを利用して効率よく情報を調査しています。対話型のAI検索エンジンなので、調査系には良いです。その情報の基になるソースも付けてくれるので詳細にもアクセスできます。

たまに日本語がおかしなところもありますが、情報をまとめてくれる機能が優れているので無料版で利用しています。

まとめ

年始ぐらいからプライベートが多忙になり業務の生産性低下を感じ、改善へ向けてこれらのことに向き合い、新たに学べたことが多く今後にも活かせることが多かったです。

脳に記憶せずNotionに記録にすると、脳のメモリが開放され新たな境地へ向かうことができると確信できました。Notionに関しても学べば生活の役立つツールとして活躍できそうでこれからも利用していこうと思います。